A transformação digital facilitou o armazenamento de arquivos, simplificou e integrou o acesso, desburocratizou e ofereceu maior mobilidade. Esse processo traz uma série de benefícios para as faculdades, como redução de custos com espaço, gerenciamento e armazenamento de arquivos físicos, além de facilitar o estabelecimento de acesso remoto.
No entanto, para garantir que esses dados estejam seguros e em conformidade com a legislação, é importante que os responsáveis pelo armazenamento e gerenciamento desses dados tomem alguns cuidados. Neste post, vamos conhecer 6 cuidados que toda faculdade deve seguir ao armazenar arquivos. Confira!
1. Defina o local de armazenamento
No caso das universidades, o melhor ambiente para armazenamento de dados é um acervo acadêmico digital. Nela poderão ser armazenados todos os documentos produzidos na universidade, o que significa que os históricos de estudos dos alunos estarão disponíveis para que possam comprovar oficialmente seus estudos.
A digitalização do acervo acadêmico é um processo natural e coloca as universidades nas medidas relacionadas ao progresso tecnológico no ensino superior. A utilização destas ferramentas permite otimizar os resultados a todos os níveis em cooperação com o desenvolvimento geral do ensino. A nova geração de alunos, nativos digitais, já nasceu em um mundo onde tudo é digitalizado e não há como uma instituição ter processos integrados em seus processos para atender a essa demanda sem mergulhar totalmente na transformação digital – a começar por sua gestão e sistemas de armazenamento.
Além disso, há a necessidade de atender às exigências regulatórias que exigem a digitalização de todo o fundo acadêmico a partir de 2017. Falaremos sobre isso no próximo tópico. Seguir!
2. Familiarize-se com os regulamentos relativos ao acervo acadêmico
O regulamento que estabelece as diretrizes para o acervo acadêmico digital é o Decreto nº 9.235 de 2017. Ele traz uma série de mudanças para as universidades, como a necessidade de as instituições de ensino designarem uma universidade sucessora que manterá seu acervo em caso de descredenciamento. Cada instituição deverá apresentar seu projeto de acervo digitalizado, sendo que a partir de 2017 todo o acervo acadêmico deverá ser digitalizado conforme Decreto 22 também de 2017 em seu Artigo 42.
Outro ponto importante em relação à regulamentação é a necessidade de fazer a transição utilizando tecnologias seguras que viabilizem a integridade e autenticidade dos dados no ambiente digital. Em 2018, foi lançado o Decreto 315, complementando o Decreto 9.235, que determina que as instituições criem políticas para a manutenção e proteção do acervo digital. Nesse cenário, surge a necessidade da utilização de um plano de classificação documental que traga mais organização ao armazenamento de documentos físicos e digitais. Em maio de 2022, foi lançado o Decreto 360, obrigando as universidades a passarem a produzir apenas documentos digitais a partir de agosto daquele ano. De acordo com o decreto, os prazos dos documentos já produzidos para a transição para a forma digital são:
- 12 meses — documentação dos alunos matriculados.
- 24 meses — documentação dos alunos que se formaram a partir de 1 de janeiro de 2016.
- 36 meses — documentação dos alunos formados entre 1º de janeiro de 2001 e 31 de dezembro de 2015.
Foi ainda determinada a necessidade de criação de uma tabela de temporalidade documental, cujo objetivo é garantir a regulamentação legal e administrativa dos arquivos nas suas fases estabelecidas, quais sejam: atual, temporária e permanente.
3. Escolha um fornecedor confiável
Para que a universidade se ocupe apenas com o gerenciamento de seus arquivos armazenados, é importante optar por uma solução segura que reduza a taxa de erros e torne o trabalho mais tranquilo.
Portanto, é importante optar por soluções de gestão acadêmica desenvolvidas especificamente para universidades, ou seja, evitar sistemas de gestão genéricos. Os softwares desenvolvidos por empresas especializadas em ensino são pensados com foco nas principais necessidades da área. É importante conhecer bem a empresa que você contrata para a fabricação de armamentos, pois ela será parceira da sua instituição. Nesse cenário, quanto maior for o seu know-how, melhor será essa parceria e vocês poderão crescer juntos na transformação digital.
4. Defina a política de acesso
Quando você tem um bom parceiro na aquisição de um sistema de armazenamento e gerenciamento de dados, a maioria dos problemas de segurança estará fora do caminho. No entanto, há uma questão que é da responsabilidade da faculdade e que é a política de acesso ao sistema. É importante definir quem pode acessar os arquivos da IES de acordo com as necessidades de cada usuário do sistema. Definir limites de acesso aos dados para cada pessoa reduz o risco de vazamentos e invasões e também facilita o monitoramento.
Esse controle pode ser feito diretamente no software, estabelecendo níveis hierárquicos e funcionais e definindo a criação de senhas seguras com alterações periódicas, fortalecendo as camadas de segurança.
5. Faça backups regulares
O backup é uma das estratégias mais tradicionais quando o assunto é segurança digital e consiste na criação de uma cópia de segurança dos dados para uso em caso de desastres. Idealmente, os backups devem ser realizados de forma regular e automática, ou seja, podem ser agendados de forma programada. O intervalo entre os backups deve contribuir para a menor perda de dados possível sem desperdiçar muitos recursos e ficar caro.
Uma das vantagens de optar por sistemas de armazenamento em nuvem é que eles são armazenados remotamente, em servidores com segurança reforçada, o que significa que você será responsável pelo controle de segurança em relação aos acessos e poderá manter backup extra caso julgue necessário.
6. Espere boas opções de recuperação de dados
Se o backup contribui para a criação de cópias de dados para evitar a perda total em caso de desastres, a recuperação de dados serve para acelerar a recuperação de informações perdidas.
Nesse cenário, o IES garante que os dados voltem ao seu lugar de forma ágil, reduzindo o tempo de inatividade esperando o arquivo ser disponibilizado novamente aos usuários. Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido a importância de manter bons cuidados ao armazenar arquivos em colégios. Mais do que se preocupar com a segurança e escolher o ambiente em que os arquivos serão armazenados, é importante respeitar as normas e regulamentos que regem os processos para que a universidade se mantenha em conformidade.