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Cuidados a se ter com o armazenamento de arquivos digitais nas instituições de ensino

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A transformação digital facilitou o armazenamento de arquivos, simplificou e integrou o acesso, desburocratizou e ofereceu maior mobilidade. Esse processo traz uma série de benefícios para as faculdades, como redução de custos com espaço, gerenciamento e armazenamento de arquivos físicos, além de facilitar o estabelecimento de acesso remoto.

No entanto, para garantir que esses dados estejam seguros e em conformidade com a legislação, é importante que os responsáveis ​​pelo armazenamento e gerenciamento desses dados tomem alguns cuidados. Neste post, vamos conhecer 6 cuidados que toda faculdade deve seguir ao armazenar arquivos. Confira!

1. Defina o local de armazenamento

No caso das universidades, o melhor ambiente para armazenamento de dados é um acervo acadêmico digital. Nela poderão ser armazenados todos os documentos produzidos na universidade, o que significa que os históricos de estudos dos alunos estarão disponíveis para que possam comprovar oficialmente seus estudos.

A digitalização do acervo acadêmico é um processo natural e coloca as universidades nas medidas relacionadas ao progresso tecnológico no ensino superior. A utilização destas ferramentas permite otimizar os resultados a todos os níveis em cooperação com o desenvolvimento geral do ensino. A nova geração de alunos, nativos digitais, já nasceu em um mundo onde tudo é digitalizado e não há como uma instituição ter processos integrados em seus processos para atender a essa demanda sem mergulhar totalmente na transformação digital – a começar por sua gestão e sistemas de armazenamento.

Além disso, há a necessidade de atender às exigências regulatórias que exigem a digitalização de todo o fundo acadêmico a partir de 2017. Falaremos sobre isso no próximo tópico. Seguir!

2. Familiarize-se com os regulamentos relativos ao acervo acadêmico

O regulamento que estabelece as diretrizes para o acervo acadêmico digital é o Decreto nº 9.235 de 2017. Ele traz uma série de mudanças para as universidades, como a necessidade de as instituições de ensino designarem uma universidade sucessora que manterá seu acervo em caso de descredenciamento. Cada instituição deverá apresentar seu projeto de acervo digitalizado, sendo que a partir de 2017 todo o acervo acadêmico deverá ser digitalizado conforme Decreto 22 também de 2017 em seu Artigo 42.

Outro ponto importante em relação à regulamentação é a necessidade de fazer a transição utilizando tecnologias seguras que viabilizem a integridade e autenticidade dos dados no ambiente digital. Em 2018, foi lançado o Decreto 315, complementando o Decreto 9.235, que determina que as instituições criem políticas para a manutenção e proteção do acervo digital. Nesse cenário, surge a necessidade da utilização de um plano de classificação documental que traga mais organização ao armazenamento de documentos físicos e digitais. Em maio de 2022, foi lançado o Decreto 360, obrigando as universidades a passarem a produzir apenas documentos digitais a partir de agosto daquele ano. De acordo com o decreto, os prazos dos documentos já produzidos para a transição para a forma digital são:

  • 12 meses — documentação dos alunos matriculados.
  • 24 meses — documentação dos alunos que se formaram a partir de 1 de janeiro de 2016.
  • 36 meses — documentação dos alunos formados entre 1º de janeiro de 2001 e 31 de dezembro de 2015.

Foi ainda determinada a necessidade de criação de uma tabela de temporalidade documental, cujo objetivo é garantir a regulamentação legal e administrativa dos arquivos nas suas fases estabelecidas, quais sejam: atual, temporária e permanente.

3. Escolha um fornecedor confiável

Para que a universidade se ocupe apenas com o gerenciamento de seus arquivos armazenados, é importante optar por uma solução segura que reduza a taxa de erros e torne o trabalho mais tranquilo.

Portanto, é importante optar por soluções de gestão acadêmica desenvolvidas especificamente para universidades, ou seja, evitar sistemas de gestão genéricos. Os softwares desenvolvidos por empresas especializadas em ensino são pensados ​​com foco nas principais necessidades da área. É importante conhecer bem a empresa que você contrata para a fabricação de armamentos, pois ela será parceira da sua instituição. Nesse cenário, quanto maior for o seu know-how, melhor será essa parceria e vocês poderão crescer juntos na transformação digital.

4. Defina a política de acesso

Quando você tem um bom parceiro na aquisição de um sistema de armazenamento e gerenciamento de dados, a maioria dos problemas de segurança estará fora do caminho. No entanto, há uma questão que é da responsabilidade da faculdade e que é a política de acesso ao sistema. É importante definir quem pode acessar os arquivos da IES de acordo com as necessidades de cada usuário do sistema. Definir limites de acesso aos dados para cada pessoa reduz o risco de vazamentos e invasões e também facilita o monitoramento.

Esse controle pode ser feito diretamente no software, estabelecendo níveis hierárquicos e funcionais e definindo a criação de senhas seguras com alterações periódicas, fortalecendo as camadas de segurança.

5. Faça backups regulares

O backup é uma das estratégias mais tradicionais quando o assunto é segurança digital e consiste na criação de uma cópia de segurança dos dados para uso em caso de desastres. Idealmente, os backups devem ser realizados de forma regular e automática, ou seja, podem ser agendados de forma programada. O intervalo entre os backups deve contribuir para a menor perda de dados possível sem desperdiçar muitos recursos e ficar caro.

Uma das vantagens de optar por sistemas de armazenamento em nuvem é que eles são armazenados remotamente, em servidores com segurança reforçada, o que significa que você será responsável pelo controle de segurança em relação aos acessos e poderá manter backup extra caso julgue necessário.

6. Espere boas opções de recuperação de dados

Se o backup contribui para a criação de cópias de dados para evitar a perda total em caso de desastres, a recuperação de dados serve para acelerar a recuperação de informações perdidas.

Nesse cenário, o IES garante que os dados voltem ao seu lugar de forma ágil, reduzindo o tempo de inatividade esperando o arquivo ser disponibilizado novamente aos usuários. Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido a importância de manter bons cuidados ao armazenar arquivos em colégios. Mais do que se preocupar com a segurança e escolher o ambiente em que os arquivos serão armazenados, é importante respeitar as normas e regulamentos que regem os processos para que a universidade se mantenha em conformidade.

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