A administração financeira escolar precisa estar em constante alerta e adaptação, podendo muitas vezes tomar emprestadas algumas ações do mundo empresarial. O mundo das escolas no Brasil é muito diversificado. Há grandes redes com planejamento financeiro e gestão escolar invejáveis, enquanto há escolas locais, independentes, fazendo o que podem para se organizar.
Hoje vamos mostrar alguns dos principais erros que as escolas cometem com suas finanças e que têm um grande impacto a longo prazo.
5 principais erros na gestão financeira
Cometer erros na gestão financeira escolar não é o fim do mundo. Todas as escolas estão comprometidas, inclusive as grandes redes. A diferença é que quem está com as finanças em ordem consegue resolver esses problemas com muito mais rapidez e facilidade. E na maioria das vezes esses erros são pontuais e não causam grandes problemas.
Os erros que listamos aqui são aqueles que você nem imagina que está cometendo. Não é um boleto que você esqueceu de enviar – será resolvido rapidamente. O que vamos trabalhar aqui são erros que parecem pequenos, mas com o tempo se transformam em bolas de neve difíceis de parar.
1 – A importância de saber a taxa de inadimplência escolar de sua escola
A inadimplência escolar é um dos principais indicadores da saúde financeira de uma escola privada. E isso cria problemas na parte pedagógica da escola também. Sem dinheiro para reinvestimento, você começará a ter problemas com materiais, salários e até manutenção da sala.
Você sabe como calcular a taxa inicial da sua escola? A fórmula é simples: a relação entre os pagamentos efetuados em um determinado período e os pagamentos não efetuados é multiplicada por 100 te dá a taxa de inadimplência. Digamos que você esteja olhando para a taxa de inadimplência de julho e considere todas as pessoas que não pagaram nos últimos três meses inadimplentes. Nesse período, 200 pessoas pagaram e 30 não. Veja a fórmula: DÚ = (Não Pagantes/Pagantes no período) x 100 D.I. = (200/30) x 100 T.I. = 6,6 x 100 T.I. = (200/30) x 100 T.I. = 6,6 x 100 T.I. = 66%
E lá? Se alguém lhe dissesse que 30 contas não foram pagas em 90 dias, você ficaria surpreso, não tenho dúvidas disso. Mas essa surpresa seria muito maior se você descobrisse que sua taxa de inadimplência é de 66%.
2 – Deixar que as cobranças saiam do controle
O problema do insucesso escolar muitas vezes passa despercebido até atingir um caso extremo como o exemplo anterior. Encontrar uma taxa de inadimplência de 66% é o verdadeiro pesadelo de qualquer escola. Principalmente porque, sem ação direta, essa taxa geralmente não diminui por conta própria. E é aí que muitas escolas erram: não fazem essas ações diretas, não cobram dos inadimplentes.
Existem várias fontes que você pode tentar coletar seus pagamentos mensais, todos com seus prós e contras.
3 – É fundamental observar as taxas de evasão
As taxas de evasão também são fundamentais para manter sua escola lucrativa. E você sabe que uma escola lucrativa é uma escola que atrai mais alunos e pode fazer melhor com seus métodos educacionais. A taxa de abandono é calculada de forma semelhante à taxa padrão. Ao analisar um período, divida o número de alunos que saem pelo número de alunos que entram e depois multiplique por 100 para obter a porcentagem.
Normalmente, esse período analisado é de um ano, pois raramente são feitas novas matrículas durante o ano letivo. Vamos dar um exemplo: em 2022 a Escola Frei Caneca matriculou 130 novos alunos. Durante esse tempo, no entanto, a escola perdeu 15 alunos de séries superiores.
Compreenda, perder aqui significa literalmente perder: os alunos não se formaram, mas desistiram entre os anos. Então a fórmula fica assim: TE = (Alunos Perdidos / Alunos Matriculados) x 100 TE = (15/200) x 100 TE = 0,075 X 100 TE = (15/200) x 100 TE = 0,075 X 100 TE = 7,5%
4 – Não realizar o cálculo o LTV dos seus alunos
LTV é um acrônimo que significa Lifetime Value – o valor do seu aluno ao longo da vida de seu relacionamento com ele. Assim: um aluno do ensino médio tem um LTV expresso pela multiplicação de sua mensalidade pelo tempo de permanência na escola.
Ter esse indicador é de extrema importância para qualquer escola particular, pois complementa os demais. Por exemplo, sua taxa de abandono pode ser menor este ano do que no ano anterior, mas seu LTV de abandono pode ser maior.
5 – Não estar a par das novas tecnologias e tendências educacionais
Na gestão financeira escolar, entendemos o produto como um serviço educacional prestado aos alunos e responsáveis. Portanto, é óbvio que a pedagogia é parte fundamental da gestão financeira. Simplesmente porque sem produto não há venda.
E sem inovação, a concorrência sempre vence. Todas as escolas são definidas em um ambiente muito competitivo. Novas metodologias pedagógicas são criadas a cada dia, e a tendência atual é aliar a tecnologia ao ensino.