O fluxo de caixa remete às saídas e entradas líquidas de dinheiro na empresa, ou seja, sua análise permite que os gestores tenham acesso a informações sobre a capacidade da empresa de pagar suas dívidas. É, portanto, uma informação essencial para conhecer a saúde financeira de uma instituição de ensino — e uma excelente ferramenta para medir o nível de liquidez.
Quando uma empresa está operando com fluxo de caixa negativo, ou seja, com mais despesas do que receitas, ela não tem caixa suficiente para sustentar seu negócio – e é considerada insolvente. Devido à insolvência de longo prazo, a instituição irá à falência, o que levará ao fechamento do negócio.
Neste post vamos entender como manter um bom fluxo de caixa e a importância da tecnologia neste processo. Confira!
Como manter um bom fluxo de caixa?
Um bom controle e análise do fluxo de caixa permitirá que você conheça a real situação de sua instituição de ensino em relação ao seu passivo e também permitirá uma análise preditiva.
Com essa base, o gestor poderá tomar melhores decisões com base nos resultados, seja para criar um plano de ação diante de um possível risco, seja para verificar se as operações estão sendo realizadas corretamente. Nas linhas abaixo você encontrará as principais dicas para otimizar esse controle.
Identifique cada uma das receitas e despesas da instituição
Identifique todas as operações que geram receitas para a instituição e não apenas as associadas a propinas. O mesmo mapeamento deve ser feito para identificar todas as despesas sem deixar para trás uma saída de dinheiro. Isso inclui custos operacionais, salários de funcionários – mais prêmios, benefícios e bônus – pagamentos de linhas de crédito, compras, custos de fornecedores, pagamentos de impostos e tudo o mais que for necessário.
Estude o resultado do fluxo de caixa
Após a coleta dos dados, é hora de calcular o fluxo de caixa para entender a saúde financeira da instituição de ensino. É hora de saber se sua renda é suficiente para cobrir todas as suas obrigações, ou seja, se suas despesas não ultrapassam seu fluxo de caixa.
Se o saldo estiver negativo, você terá um sinal de que sua intuição não tem liquidez suficiente para continuar funcionando – você precisará aumentar a receita ou diminuir as despesas – em alguns casos será necessário fazer as duas coisas.
Um fluxo de caixa positivo mostrará que você está no caminho certo. Use os dados para analisar o lucro líquido, o capital de giro e se há resíduos para novos investimentos no crescimento dos negócios.
Faça essa análise de forma periódica
A análise do fluxo de caixa para garantir a saúde financeira da instituição não pode ser realizada apenas esporadicamente. Defina o ciclo para seu estudo de acordo com o volume de receitas e despesas que sua intuição possui.
Você pode fazer isso mensalmente, trimestralmente, semestralmente ou com a frequência que achar melhor. Por exemplo, em universidades que trabalham com novas aquisições de matrículas e saídas de semestre, um período de seis meses pode ser uma boa alternativa para entender o fluxo de caixa de cada ciclo, permitindo que sejam feitos os ajustes necessários.
Defina os indicadores no fluxo de caixa
A análise e o controle do fluxo de caixa devem se basear na avaliação de indicadores que demonstrem a movimentação do resultado da instituição. Dentre as principais podemos destacar:
Recebíveis — um dos fatores que podem afetar esse indicador é o índice de inadimplência, ou seja, pode sinalizar a necessidade de uma melhor gestão da cobrança;
Passivo — com base nesse indicador, o gestor pode analisar a situação de crédito da instituição e definir se é necessário reduzi-la e se há mais linhas de crédito do que o necessário;
Liquidez — indica se as operações estão indo como deveriam, ou seja, se há caixa suficiente para cobrir todos os passivos;
Empréstimos — usados para analisar que não há superendividamento e que tudo seja quitado corretamente, sem atraso e sem juros —, além disso, com possibilidade de renegociação.
Existem outros indicadores que podem ser analisados e que estão diretamente relacionados ao fluxo de caixa, mas deve-se sempre ficar mais atento àqueles que podem resultar em prejuízos às situações operacionais — como descumprimento de dever, problemas de reposição de estoque, falta de negociação, interesse em obter um empréstimo etc.
Como a tecnologia contribui para uma boa gestão do fluxo de caixa?
Um bom software de gestão voltado para o setor educacional traz uma série de recursos que contribuem para a saúde financeira da instituição. A começar pela agilidade no acesso às informações gerenciais e operacionais e pela possibilidade de acessar gráficos simples e dinâmicos para as mais diversas avaliações.
Ao centralizar os dados, o sistema de gestão contribui para a redução do endividamento, seja pela perda e imprecisão dos dados, seja pela facilidade de seu cálculo automático e padronização. Assim, o responsável pela intuição financeira tem a capacidade de projetar despesas, taxas, impostos e outros cenários, prever tendências. Além disso, a tecnologia possibilita a automatização de processos que seriam burocráticos e repetitivos. Alunos e responsáveis podem emitir boletos bancários ou outros meios de pagamento diretamente e por meio do aplicativo do aluno ou do site da instituição, ajudando a reduzir atrasos e atrasos.
Com menos inadimplências e atrasos, será possível projetar os fluxos futuros e controlar detalhadamente os recursos e movimentações. Ele também oferece suporte de insight exclusivo para a tomada de decisões quando se trata de gerenciamento de riscos, planejamento e gerenciamento estratégico. Em suma, a adoção da tecnologia possibilita otimizar o tempo e aumentar a produtividade da equipe, tornando a gestão do caixa da empresa muito mais dinâmica e inteligente.