Uma instituição educacional eficaz consiste em vários fatores. Dentre eles, a gestão financeira da escola figura como base básica para todo o desenvolvimento pedagógico e sustentabilidade do negócio.
Afinal, escolas, cursos e universidades também são empresas. E para manter uma operação escalável e qualidade de ensino, eles devem contar com liderança profissional. Dessa forma, é possível evitar que a instituição sofra com problemas de capital de giro, o que impacta negativamente nas operações.
Para saber mais sobre como administrar os recursos financeiros da sua escola e aumentar a eficiência no dia a dia da sua instituição, continue lendo até o final!
O que é a gestão financeira escolar?
A escola tem uma nobre missão: ensinar, educar e preparar crianças e adolescentes para as próximas etapas da vida. No entanto, seu funcionamento é semelhante ao de outras empresas, pois as escolas também têm que arcar com despesas fixas, despesas variáveis, pagamento de salários e investimentos.
Portanto, a gestão financeira da escola é responsável pela organização de todos os processos que envolvem a saída e entrada de dinheiro na instituição. Isso porque, além do fluxo de caixa, inclui o recebimento de mensalidades, inadimplência, pagamento de professores e funcionários e outras despesas como compra de materiais, benfeitorias e reformas.
Por que realizar a gestão financeira escolar?
Como mencionamos acima, a escola tem a missão nobre de formar crianças e adolescentes. Contudo, ela ainda é uma empresa e, por isso, precisa ser rentável. Nesse sentido, a gestão financeira escolar atua na organização e otimização dos fluxos financeiros, permitindo que os gestores da instituição tenham uma visão ampla sobre o motor do negócio.
Uma gestão financeira eficiente ainda contribui para a redução de gastos e processos mais eficientes. Assim, é possível preparar uma reserva para momentos de dificuldade ou crises, como a proporcionada pela pandemia de COVID–19, e evitar que a escola sofra prejuízos sérios.
5 dicas para uma gestão financeira escolar eficiente
A saúde financeira é parte essencial de um bom planejamento educacional. Diante de um cenário econômico complexo, adotar uma postura preditiva é fundamental para o bom funcionamento das instituições. Mas como administrar com eficiência as finanças da escola, mantendo a qualidade do ensino? Veremos isso mais tarde.
1. A base do sucesso é o planejamento financeiro
Desde uma simples festa de aniversário até uma viagem de férias, o planejamento é o ponto de partida para qualquer projeto. A gestão financeira não é diferente. Por esse motivo, o planejamento financeiro deve ser o primeiro passo para uma gestão financeira eficaz.
Isso porque ele tornará seu negócio menos imprevisível na hora de planejar seu orçamento e possíveis gastos futuros. Algumas fontes possíveis que podem ser identificadas são:
- Taxas estudantis;
- Investimento;
- Ofertas de novos serviços;
- Venda de propriedade.
2. Defina seus objetivos
Assim como o planejamento é o principal impulsionador da gestão financeira escolar, a definição de metas e objetivos é a bússola que guiará seu negócio para uma maior eficiência. Mas atenção: as metas devem ser realistas para não desanimar professores e funcionários.
Por outro lado, deve apresentar um desafio compatível com as capacidades da instituição. Para fazer isso, você pode usar uma matriz SWOT para avaliar quais são os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças do seu negócio. Dessa forma, será mais fácil entender os possíveis objetivos e alcançá-los de forma estratégica.
3. Reduza os custos de forma inteligente
A gestão financeira eficaz também inclui redução de custos. Embora o termo assuste algumas pessoas, o corte de custos não precisa representar uma ameaça ao bem-estar dos funcionários, alunos ou da empresa. Graças às substituições inteligentes, você pode reduzir custos como:
Conta de água: implementar campanhas de consumo consciente de água e investir em sistemas automáticos que reduzam o desperdício;
Conta de luz: além da conscientização, é possível reduzir os gastos com energia com o uso de lâmpadas de LED e aproveitamento da luz natural;
Papel: O papel é, sem dúvida, um dos itens mais utilizados na escola. No entanto, a tecnologia pode ser uma aliada na redução desse material. Então a dica é apostar em softwares para evitar o uso de papel no seu dia a dia.
4. Confie em relatórios precisos
A gestão financeira verdadeiramente eficaz da escola só pode ser realizada por meio do monitoramento de resultados e informações sobre eventos de negócios. Para isso, é necessário ter relatórios bem estruturados que listem receitas, investimentos, despesas e outros gastos mensais.
Dessa forma, é possível ter uma visão macro de tudo o que está acontecendo na área financeira do negócio, o que permite ações para mitigar perdas ou reorganizar recursos.
5. Padrão de combate
Se você é gerente de uma instituição de ensino, deve saber que a inadimplência é um dos principais pontos problemáticos dos negócios.
No entanto, a tecnologia pode ser uma grande aliada na hora de contornar o problema. Isso porque com um sistema de cobrança automática, sua escola poderá integrar todas as informações dos alunos e responsáveis, bem como realizar análises de perfil.
Assim, é possível criar políticas preventivas ou auxiliar o cliente com propostas para novas negociações de dívidas e melhores prazos de pagamento.
Além disso, o sistema de faturamento automatizado facilita o rastreamento de cada cliente e seu histórico de pagamentos. Dessa forma, você pode determinar se o fracasso escolar é resultado de uma situação atual ou de um comportamento típico de um mau devedor. Com ele, você também pode oferecer diferentes formas de pagamento e proporcionar aos clientes melhores condições de pagamento.
Outro fator importante no uso da tecnologia é configurar uma regra de cobrança via SMS ou e-mail para ajudar com lembretes de pagamento e ajudar a evitar atrasos.