Em nossas publicações anteriores, enfatizamos a importância de ter um planejamento estratégico bem estruturado (clique aqui para acessar o artigo) e destacamos a relevância do controle financeiro como parte fundamental desse processo. Portanto, é o momento de nos aprofundarmos neste tópico, vamos entender por que a organização financeira é fundamental para o seu sucesso!
1. Analise os dados financeiros existentes
Antes de mais nada, quando se possui uma empresa, incluindo um colégio, é essencial ter uma organização orçamentária adequada. Isso envolve realizar um acompanhamento constante da receita gerada, das despesas, do fluxo de caixa e dos balanços anteriores. A análise periódica desses dados é fundamental para obter uma base sólida e identificar padrões e tendências que a escola apresenta.
Embora seja um desafio, existem diversas ferramentas que podem ajudar nesse processo. Uma delas é o Recash, um sistema de gestão financeira que pode auxiliar com toda a estruturação. Com um dashboard intuitivo, ele oferece um ótimo suporte para o seu planejamento. Ao contar com ele, você poderá tomar decisões mais embasadas, melhorar a eficiência e garantir uma liderança mais transparente e responsável. Sendo assim, ele proporcionará maior controle sobre as finanças e permitirá que sua instituição de ensino alcance resultados mais satisfatórios em suas atividades.
2. Estabeleça metas claras e realistas
É de extrema importância ser coerente ao direcionar o futuro da sua escola, o que inclui estabelecer propósitos alcançáveis. Considere, como um novo objetivo, o aumento da receita, a redução de custos operacionais ou a criação de uma reserva financeira. Após este processo, é fundamental considerar os recursos disponíveis, a capacidade da equipe, as oportunidades e os desafios que podem surgir. Dessa maneira, tente definir passos específicos e um plano de ação para alcançar cada proposta. Isso ajudará a manter o foco, garantir a efetividade das ações e medir o progresso ao longo do tempo.
Seja pé no chão sobre as expectativas e esteja preparado para fazer ajustes conforme necessário. Portanto, atingir esses alvos requer comprometimento, esforço e análise constante para garantir que as estratégias adotadas estejam gerando os resultados desejados.
3. Crie um orçamento detalhado
Ao definir metas claras e realistas para o planejamento, é importante realizar um detalhamento minucioso das fontes de receita e das despesas previstas. Por exemplo, em sua renda você pode incluir: mensalidades, taxas de matrícula e rematrícula, atividades extracurriculares, venda de uniformes e materiais escolares, eventos e feiras, patrocínios e parcerias, doações e contribuições e outros tipos de renda específicas. Já nos custos podemos citar: pagamento dos funcionários, encargos trabalhistas e benefícios, aluguel ou custos de manutenção, contas de água, luz, internet e telefone, materiais didáticos e de escritório, equipamentos e estrutura, investimentos em projetos, despesas com divulgação e outros tipos de gastos fixos ou variáveis.
Ao realizar essa organização, você tomará decisões mais informadas, o que ajudará a garantir uma gestão mais eficiente e equilibrada.
4. Faça um controle de todas as despesas
Após detalhar o orçamento, é fundamental revisá-lo regularmente. Pois, em caso de urgências ou necessidade de ajustes, é possível realizar cortes de gastos em determinadas áreas. A fim de manter um controle rigoroso de todas as despesas é essencial, o que pode ser feito por meio de registros precisos e o uso de ferramentas eficientes de gestão. Assim, se surgirem imprevistos ou mudanças, é importante estar preparado para realocar recursos de maneira estratégica.
Para garantir eficácia, considere o uso de ferramentas como softwares de controle financeiro e sistemas de gestão integrada. Essas ferramentas podem auxiliar na consolidação e análise dos dados, facilitando a tomada de decisões e permitindo uma visão abrangente da saúde financeira da escola.
5. Planeje seus investimentos
Falamos sobre controle de despesas e criar um orçamento mais detalhado, agora chegou o momento de falarmos sobre a alocação de recursos. Essa é uma decisão que precisa ser analisada com muito cuidado, pois uma aplicação bem planejada e executada agrega muito valor e traz um retorno financeiro significativo a médio e longo prazo. Além de melhorias no aprendizado e infraestrutura.
Se você estiver sem ideias onde é necessário investir, vou lhe dar alguns insights, mas tudo deve ser avaliado de forma individual para cada colégio, ok?
1. Infraestrutura – Melhoria do espaço físico, fachada, modernização de salas, a fim de atribuir mais excelência ao ambiente;
2. Tecnologia educacional – Considere dispositivos móveis, softwares educativos, lousas interativas e plataformas de ensino online. Afinal, falamos sobre a importância do investimento em um de nossos artigos, clique aqui para acessá-lo!
3. Capacite seus professores – Invista no desenvolvimento profissional, aprimorando práticas pedagógicas e inovação em sala de aula.
4. Atividades extracurriculares – Oferecer este tipo de atividade com qualidade pode atrair mais alunos e aumentar a satisfação dos pais, além de proporcionar uma fonte adicional de receita.
6. Faça uma reserva para emergências
Agora que você direcionou para onde será feito os investimentos, é necessário estabelecer uma reserva financeira para lidar com possíveis emergências ou imprevistos, como a queda temporária de receitas ou custos inesperados. Essa reserva oferecerá maior segurança e estabilidade para a escola. Por conseqüência, você oferecerá maior estabilidade e segurança para sua instituição, permitindo que ela enfrente períodos de incerteza sem comprometer suas operações ou qualidade educacional. Visto que isso evitará que você tome decisões precipitadas ou recorra a empréstimos em situações de crise.
7. Acompanhe o desempenho financeiro
E como citado anteriormente, acompanhe constantemente o desempenho de seu colégio!
Esse acompanhamento constante permitirá identificar tendências, verificar se as metas estão sendo alcançadas e tomar decisões informadas para garantir a saúde financeira da instituição. Caso precise de ajuda com o planejamento ou com essa análise de métricas em nosso artigo sobre Importância do planejamento estratégico, falamos mais sobre este tipo de análise, clique aqui para acessá-lo!
Durante esse processo, é fundamental envolver toda a equipe administrativa e educacional para promover uma cultura de responsabilidade e transparência em relação às finanças da escola. A opinião de especialistas também deve ser considerada para obter insights valiosos e recomendações adicionais. Por fim, com um bom direcionamento, uma boa organização financeira que será fundamental para o sucesso da sua instituição de ensino, ela estará mais preparada para enfrentar desafios e aproveitar quaisquer oportunidades que surjam no futuro.