Um dos grandes mitos relacionados à automação de processos é que a tecnologia ocuparia todo o espaço da equipe. Na verdade, esse recurso serve para retirar de suas mãos o trabalho repetitivo e manual, permitindo que se concentrem em atividades mais produtivas.
Este é apenas um dos muitos benefícios de automatizar processos para os funcionários. Quando aplicado à gestão educacional, garante a otimização das atividades de todos os envolvidos: alunos, responsáveis, gestores, professores e assim por diante.
O que é a automação de processos?
A automação de processos, quando aplicada ao contexto educacional, refere-se a um conjunto de soluções que transformam o funcionamento interno e rotineiro de uma instituição de ensino em atividades realizadas de forma automática, por meio de ferramentas digitais.
Portanto, a tecnologia é responsável por realizar tarefas repetitivas. Os funcionários podem ser designados para funções mais estratégicas dentro da instituição. O principal objetivo da automação de processos é melhorar o fluxo de trabalho, o que é essencial nas organizações educacionais. Com a automação, será possível reduzir custos, aumentar a produtividade dos funcionários, minimizar quebras e gerenciar os processos da instituição em tempo real.
Quais são as vantagens da automação de processos em instituições de ensino?
Agora que abordamos esse conceito, vamos mostrar os benefícios específicos da automação para IE.
1. Integração de banco de dados e consulta fácil
Um sistema que automatiza processos pode fornecer um banco de dados integrado que facilita aos gestores e funcionários autorizados a consulta de todas as informações relevantes.
2. Recrutamento e retenção de alunos
Um dos requisitos mais importantes para uma instituição educacional é a capacidade de não apenas captar, mas também reter os alunos atuais. Alguns dos fatores que auxiliam nisso são a capacidade de solucionar rapidamente os problemas e lidar com as demandas dos alunos, além do corpo técnico especializado.
Uma forma de garantir a retenção dos alunos é contar com soluções digitais modernas que automatizam funções como o envio de documentos e fornecem ferramentas para otimizar as respostas do atendimento ao cliente, como chatbots.
A automação de processos afeta positivamente o processo de aquisição e retenção de novos alunos. Com um sistema qualificado, será possível facilitar o processo de matrícula e rematrícula, por exemplo, por parte de alunos e responsáveis que não reenviem a instituição para as ferramentas.
3. Gestão do fluxo de caixa
A automação de processos em instituições de ensino pode abranger diversas áreas, por exemplo, o setor financeiro. Isso facilitará o acompanhamento do pagamento das mensalidades, a geração de novos boletos e também o controle de questões internas, como investimentos em equipamentos e campanhas de marketing.
Além disso, será possível monitorar as informações em tempo real, para que os profissionais possam identificar gargalos e tomar decisões rápidas. Ao automatizar algumas funções, a instituição corrige erros humanos que podem comprometer a saúde financeira.
4. Segurança da informação
Um bom relacionamento entre instituições de ensino e alunos e responsáveis é baseado na confiança mútua. Por exemplo, imagine que uma universidade vaze dados confidenciais: além de desencadear processos judiciais, a reputação da organização ficará seriamente comprometida.
É por isso que é essencial ter sistemas automatizados que facilitem a ação preventiva contra agentes mal-intencionados e mantenham os dados de alunos e funcionários seguros. Essa medida protege a própria instituição, o que ao mesmo tempo impede a divulgação de informações sigilosas da organização.
5. Redução da inadimplência
A automação de processos permite o faturamento automático. Isso é feito por meio da emissão de boletos sem a necessidade de um associado. Ao evitar o erro humano, será mais fácil controlar os casos de falha.
A automatização permite o acompanhamento em tempo real de cada incumprimento e atraso da mensalidade. Com um acompanhamento atento de cada caso, será mais fácil encontrar soluções que respondam tanto às necessidades da instituição como à situação do inadimplente.