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Melhoria de processos: o que é e quais suas vantagens na IE?

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O cenário competitivo do mercado educacional, mais cedo ou mais tarde, faz com que uma instituição educacional (IE) lute para expandir a qualidade do serviço por meio de uma gestão eficaz e inovadora. Nesse sentido, a Melhoria de Processos, é uma iniciativa voltada para a melhoria contínua das operações da organização.

Particularmente na IE, a iniciativa pode ser uma poderosa ferramenta estratégica para melhorar o desempenho docente e a gestão administrativa, evitando assim os estrangulamentos que dificultam o alcance da excelência.

O que é melhoria de processos?

A Melhoria de Processos, conhecida pela sigla BPI (Business Process Improvement), é uma iniciativa de gestão que busca estruturar processos institucionais para atender às necessidades das organizações e de seus respectivos clientes.

A metodologia pode ser aplicada em um departamento ou em uma instituição. Essa segunda opção é a que mais agrega valor ao consumidor e à estratégia do negócio como um todo, pois impacta toda a cadeia produtiva.

Para tal, é importante que as organizações analisem a sua realidade atual e percebam onde existem oportunidades de melhoria através de uma abordagem disciplinada. Ao se envolver na melhoria dos processos de negócios, as organizações podem identificar gargalos, atritos, ineficiências e outros problemas em seus processos e tomar ações corretivas para ajudá-los a:

• reduzir custos;

• eliminar esforços redundantes;

• assegurar o cumprimento contínuo dos procedimentos de trabalho e melhor cumprimento das normas e regulamentos;

• melhorar a qualidade de seus produtos ou serviços;

• reduzir erros.

Além disso, as técnicas de BPI podem ajudar uma empresa a atender aos requisitos do cliente e aos objetivos de negócios com mais eficiência. A melhoria do processo de negócios também agrega valor em sua capacidade de ajudar as empresas a ajustar a maneira como operam para garantir que sejam competitivas no atual ambiente de negócios orientado para a tecnologia.

Quais as vantagens de sua implementação na gestão educacional?

Agora que já entendemos o que é e a importância da melhoria de processos, vamos destacar os benefícios de adotá-la no IE.

1. Maior produtividade

Existem muitas atividades no IE que geram entrada manual de dados, como planos de aula, relatórios, registros médicos, envio de circulares e muito mais. Isso pode acarretar um grande esforço por parte de docentes e funcionários, reduzindo o tempo para a realização de tarefas que realmente impactam a vida dos alunos e da instituição.

Com a metodologia BPI, muitos desses processos podem, por sua vez, ser automatizados, economizando horas de trabalho e esforço geral. Além disso, o tempo de resposta para diversas solicitações acadêmicas e administrativas tende a diminuir devido à redução do número de etapas de cada processo e maior agilidade no atendimento aos solicitantes.

2. Motivação dos funcionários

Um ambiente de trabalho com processos lentos ou mal organizados também afeta a motivação dos funcionários para o trabalho.

No entanto, se o IE eliminar rotinas enfadonhas e adotar processos que não limitem a energia de seu corpo docente e administrativo e facilitem as rotinas organizacionais, é muito possível que eles se sintam felizes e motivados em seu trabalho, o que lhes permitirá ganhar seu apoio para pensar em como contribuir para a melhoria da instituição.

3. Satisfação maior com os serviços prestados

Um dos principais pontos da melhoria de processos é prestar serviços de maior qualidade, de forma eficiente e até personalizada – algo essencial para a dinâmica de qualquer IE. O reflexo positivo deste modus operandi manifesta-se assim na satisfação dos alunos e pais. Por exemplo, ao ampliar e aprimorar as ferramentas e meios de comunicação com as famílias, sua IE amplia as experiências positivas de alunos e pais, reduz conflitos e fortalece o relacionamento com eles, aumenta sua confiança e lealdade.

4. Minimização de riscos

Processos manuais e demorados que dependem diretamente das interações homem/máquina produzem erros e retrabalhos que podem gerar riscos desnecessários para a EI, tanto do ponto de vista da prestação de serviços educacionais quanto da própria gestão educacional. No entanto, com melhorias nos processos, é possível integrar ferramentas ao sistema de gestão de aprendizagem que permitem uma utilização intuitiva e sem erros, permitindo aos gestores de aprendizagem uma visão holística dos cenários da instituição.

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