A transforma\u00e7\u00e3o digital facilitou o armazenamento de arquivos, simplificou e integrou o acesso, desburocratizou e ofereceu maior mobilidade. Esse processo traz uma s\u00e9rie de benef\u00edcios para as faculdades, como redu\u00e7\u00e3o de custos com espa\u00e7o, gerenciamento e armazenamento de arquivos f\u00edsicos, al\u00e9m de facilitar o estabelecimento de acesso remoto.<\/p>\n\n\n\n
No entanto, para garantir que esses dados estejam seguros e em conformidade com a legisla\u00e7\u00e3o, \u00e9 importante que os respons\u00e1veis \u200b\u200bpelo armazenamento e gerenciamento desses dados tomem alguns cuidados. Neste post, vamos conhecer 6 cuidados que toda faculdade deve seguir ao armazenar arquivos. Confira!<\/p>\n\n\n\n
1. Defina o local de armazenamento<\/strong><\/p>\n\n\n\n No caso das universidades, o melhor ambiente para armazenamento de dados \u00e9 um acervo acad\u00eamico digital. Nela poder\u00e3o ser armazenados todos os documentos produzidos na universidade, o que significa que os hist\u00f3ricos de estudos dos alunos estar\u00e3o dispon\u00edveis para que possam comprovar oficialmente seus estudos.<\/p>\n\n\n\n A digitaliza\u00e7\u00e3o do acervo acad\u00eamico \u00e9 um processo natural e coloca as universidades nas medidas relacionadas ao progresso tecnol\u00f3gico no ensino superior. A utiliza\u00e7\u00e3o destas ferramentas permite otimizar os resultados a todos os n\u00edveis em coopera\u00e7\u00e3o com o desenvolvimento geral do ensino. A nova gera\u00e7\u00e3o de alunos, nativos digitais, j\u00e1 nasceu em um mundo onde tudo \u00e9 digitalizado e n\u00e3o h\u00e1 como uma institui\u00e7\u00e3o ter processos integrados em seus processos para atender a essa demanda sem mergulhar totalmente na transforma\u00e7\u00e3o digital \u2013 a come\u00e7ar por sua gest\u00e3o e sistemas de armazenamento.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m disso, h\u00e1 a necessidade de atender \u00e0s exig\u00eancias regulat\u00f3rias que exigem a digitaliza\u00e7\u00e3o de todo o fundo acad\u00eamico a partir de 2017. Falaremos sobre isso no pr\u00f3ximo t\u00f3pico. Seguir!<\/p>\n\n\n\n 2. Familiarize-se com os regulamentos relativos ao acervo acad\u00eamico<\/strong><\/p>\n\n\n\n O regulamento que estabelece as diretrizes para o acervo acad\u00eamico digital \u00e9 o Decreto n\u00ba 9.235 de 2017. Ele traz uma s\u00e9rie de mudan\u00e7as para as universidades, como a necessidade de as institui\u00e7\u00f5es de ensino designarem uma universidade sucessora que manter\u00e1 seu acervo em caso de descredenciamento. Cada institui\u00e7\u00e3o dever\u00e1 apresentar seu projeto de acervo digitalizado, sendo que a partir de 2017 todo o acervo acad\u00eamico dever\u00e1 ser digitalizado conforme Decreto 22 tamb\u00e9m de 2017 em seu Artigo 42.<\/p>\n\n\n\n Outro ponto importante em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 regulamenta\u00e7\u00e3o \u00e9 a necessidade de fazer a transi\u00e7\u00e3o utilizando tecnologias seguras que viabilizem a integridade e autenticidade dos dados no ambiente digital. Em 2018, foi lan\u00e7ado o Decreto 315, complementando o Decreto 9.235, que determina que as institui\u00e7\u00f5es criem pol\u00edticas para a manuten\u00e7\u00e3o e prote\u00e7\u00e3o do acervo digital. Nesse cen\u00e1rio, surge a necessidade da utiliza\u00e7\u00e3o de um plano de classifica\u00e7\u00e3o documental que traga mais organiza\u00e7\u00e3o ao armazenamento de documentos f\u00edsicos e digitais. Em maio de 2022, foi lan\u00e7ado o Decreto 360, obrigando as universidades a passarem a produzir apenas documentos digitais a partir de agosto daquele ano. De acordo com o decreto, os prazos dos documentos j\u00e1 produzidos para a transi\u00e7\u00e3o para a forma digital s\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n Foi ainda determinada a necessidade de cria\u00e7\u00e3o de uma tabela de temporalidade documental, cujo objetivo \u00e9 garantir a regulamenta\u00e7\u00e3o legal e administrativa dos arquivos nas suas fases estabelecidas, quais sejam: atual, tempor\u00e1ria e permanente.<\/p>\n\n\n\n 3. Escolha um fornecedor confi\u00e1vel<\/strong><\/p>\n\n\n\n Para que a universidade se ocupe apenas com o gerenciamento de seus arquivos armazenados, \u00e9 importante optar por uma solu\u00e7\u00e3o segura que reduza a taxa de erros e torne o trabalho mais tranquilo.<\/p>\n\n\n\n Portanto, \u00e9 importante optar por solu\u00e7\u00f5es de gest\u00e3o acad\u00eamica desenvolvidas especificamente para universidades, ou seja, evitar sistemas de gest\u00e3o gen\u00e9ricos. Os softwares desenvolvidos por empresas especializadas em ensino s\u00e3o pensados \u200b\u200bcom foco nas principais necessidades da \u00e1rea. \u00c9 importante conhecer bem a empresa que voc\u00ea contrata para a fabrica\u00e7\u00e3o de armamentos, pois ela ser\u00e1 parceira da sua institui\u00e7\u00e3o. Nesse cen\u00e1rio, quanto maior for o seu know-how, melhor ser\u00e1 essa parceria e voc\u00eas poder\u00e3o crescer juntos na transforma\u00e7\u00e3o digital.<\/p>\n\n\n\n 4. Defina a pol\u00edtica de acesso<\/strong><\/p>\n\n\n\n Quando voc\u00ea tem um bom parceiro na aquisi\u00e7\u00e3o de um sistema de armazenamento e gerenciamento de dados, a maioria dos problemas de seguran\u00e7a estar\u00e1 fora do caminho. No entanto, h\u00e1 uma quest\u00e3o que \u00e9 da responsabilidade da faculdade e que \u00e9 a pol\u00edtica de acesso ao sistema. \u00c9 importante definir quem pode acessar os arquivos da IES de acordo com as necessidades de cada usu\u00e1rio do sistema. Definir limites de acesso aos dados para cada pessoa reduz o risco de vazamentos e invas\u00f5es e tamb\u00e9m facilita o monitoramento.<\/p>\n\n\n\n Esse controle pode ser feito diretamente no software, estabelecendo n\u00edveis hier\u00e1rquicos e funcionais e definindo a cria\u00e7\u00e3o de senhas seguras com altera\u00e7\u00f5es peri\u00f3dicas, fortalecendo as camadas de seguran\u00e7a.<\/p>\n\n\n\n 5. Fa\u00e7a backups regulares<\/strong><\/p>\n\n\n\n O backup \u00e9 uma das estrat\u00e9gias mais tradicionais quando o assunto \u00e9 seguran\u00e7a digital e consiste na cria\u00e7\u00e3o de uma c\u00f3pia de seguran\u00e7a dos dados para uso em caso de desastres. Idealmente, os backups devem ser realizados de forma regular e autom\u00e1tica, ou seja, podem ser agendados de forma programada. O intervalo entre os backups deve contribuir para a menor perda de dados poss\u00edvel sem desperdi\u00e7ar muitos recursos e ficar caro.<\/p>\n\n\n\n Uma das vantagens de optar por sistemas de armazenamento em nuvem \u00e9 que eles s\u00e3o armazenados remotamente, em servidores com seguran\u00e7a refor\u00e7ada, o que significa que voc\u00ea ser\u00e1 respons\u00e1vel pelo controle de seguran\u00e7a em rela\u00e7\u00e3o aos acessos e poder\u00e1 manter backup extra caso julgue necess\u00e1rio.<\/p>\n\n\n\n 6. Espere boas op\u00e7\u00f5es de recupera\u00e7\u00e3o de dados<\/strong><\/p>\n\n\n\n Se o backup contribui para a cria\u00e7\u00e3o de c\u00f3pias de dados para evitar a perda total em caso de desastres, a recupera\u00e7\u00e3o de dados serve para acelerar a recupera\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es perdidas.<\/p>\n\n\n\n Nesse cen\u00e1rio, o IES garante que os dados voltem ao seu lugar de forma \u00e1gil, reduzindo o tempo de inatividade esperando o arquivo ser disponibilizado novamente aos usu\u00e1rios. Esperamos que, ap\u00f3s a leitura deste post, voc\u00ea tenha entendido a import\u00e2ncia de manter bons cuidados ao armazenar arquivos em col\u00e9gios. Mais do que se preocupar com a seguran\u00e7a e escolher o ambiente em que os arquivos ser\u00e3o armazenados, \u00e9 importante respeitar as normas e regulamentos que regem os processos para que a universidade se mantenha em conformidade.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" A transforma\u00e7\u00e3o digital facilitou o armazenamento de arquivos, simplificou e integrou o acesso, desburocratizou e ofereceu maior mobilidade. Esse processo traz uma s\u00e9rie de benef\u00edcios para as faculdades, como redu\u00e7\u00e3o de custos com espa\u00e7o, gerenciamento e armazenamento de arquivos f\u00edsicos, al\u00e9m de facilitar o estabelecimento de acesso remoto. 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